Herkent u dat? Ondanks alle goede wil lukt het niet meer om samen tot constructieve oplossingen te komen. Dan kan onafhankelijke bemiddeling een oplossing zijn zoals bij dit project.
Als gevolg van onder andere discussies over het veiligheidsniveau, onderschatting van de complexiteit en onwennigheid met nieuwe wetgeving zijn vertragingen in het ontwerpproces van het project ontstaan. Dit resulteert in een vertraging van de oplevering van ruim 2 jaar.
De belangen voor beide partijen zijn groot. Na twee jaar vertraging en veel extra kosten staat de opdrachtgever onder druk om geen extra kosten en vertragingen meer te moeten melden. Aan de andere kant heeft de aannemer al veel verliezen moeten nemen en wil verdere oploop hiervan voorkomen op straffe van een winstwaarschuwing van het concern aan de aandeelhouders. Neem daarbij het ongenoegen over de gang van zaken in het verleden en diverse personeelswisselingen. Gevolg is dat beide partijen zich nog sterker richten op hun eigen belang en het gedrag van de ander wantrouwen. De sfeer die dan ontstaat is dat er vooral over elkaar in plaats van met elkaar wordt gesproken. De aandacht gaat exclusief uit naar het innemen en verdedigen van standpunten in plaats van het luisteren naar elkaars behoeften, wat een cruciale voorwaarde is voor het bereiken van oplossingen. Door inhoudelijk vooral schriftelijk te communiceren (brieven, mails) wordt dit gedrag versterkt. Met het eind van het project in zicht kan men zich ook niet echt meer motiveren met deze situatie soepel om te gaan. Zo blijven zelfs problemen, waarbij gezamenlijke oplossingen eenvoudig onder handbereik zijn, lang onopgelost. Waar wel afspraken werden gemaakt, werden deze vaak door ieder op een eigen manier uitgelegd.
Om de hierdoor ontstane impasse te doorbreken is BdBProjectmanagement, onder leiding van Jan Kees de Pagter, ingeschakeld om partijen nader tot elkaar te brengen, de beelden tussen partijen helder te krijgen en tot oplossingen te komen. Wij formeerden een team met inhoudelijke experts en mijzelf als bemiddelaar en procesmanager.
Na een onafhankelijke beoordeling van de openstaande discussies hielpen we partijen naar een overeenstemming. Op basis daarvan begeleidde ik de totstandkoming van de wijzigingsovereenkomst en, in aanloop naar belangrijke mijlpalen, de oplossingsgerichte dialoog tussen de projectdirecteuren.
Omdat financiële consequenties de inhoud van de discussies vaak overheersen is een belangrijk uitgangspunt van ons om in twee stappen naar een oplossing te komen.
1. Best-for-project
Bepaal wat inhoudelijk de beste oplossing voor het project is,
waarbij geldt: goed is goed genoeg.
Geen overdreven luxe oplossingen dus, maar alleen wat nodig is.
2. Contract
Bepaal daarna de financiële- en contractuele consequenties van deze oplossing.
Daarnaast hanteren we de volgende principes om de doelstelling te bereiken. Deze worden in het proces expliciet door alle partijen onderschreven:
– Respect voor elkaars belangen;
– Oplossingsgericht handelen;
– Volledige transparantie van beide partijen
– Hanteren van redelijkheid en billijkheid;
– Werkelijk toerekenbare kosten met een faire fee;
– Afspraak is afspraak.
Aan de hand van interviews is een eerste inventarisatie gemaakt en teruggekoppeld aan beide partijen om vast te stellen dat alle issues in beeld zijn. Daarna zijn de eerste inzichten met inhoudelijke betrokkenen verdiept en uitgewerkt. Waar mogelijk werd onder onze begeleiding een gezamenlijke oplossing vastgesteld. Waar dit niet lukte hebben wij, op basis van redelijkheid en billijkheid, onze bevindingen gerapporteerd. Omdat, op basis hiervan beide partijen in hun beeldvorming een groter dan verwachte stap moesten maken om tot elkaar te komen, is aanvullend nog een extra hoor- en wederhoorsessie georganiseerd. Hierna presenteerden wij onze finale bevindingen, op basis waarvan uiteindelijk overeenstemming werd bereikt. Die overeenstemming is vastgelegd in een wijzigingsovereenkomst,
Ondertussen kwamen belangrijke mijlpalen dichterbij. Door de krappe planning was het snel oplossen van knelpunten voor alle partijen van groot belang. Gezien de ervaring werd besloten tot een frequente oplossingsgerichte dialoog onder mijn begeleiding. In deze oplossingsgerichte dialoog bleek ook het Succeskompas weer waardevol om de essentie van de samenwerking vast te leggen. Het maakt bewust waar de verbinding van partijen ligt en helpt van hieruit tot oplossingen te komen. In dit geval zag dat er als volgt uit:
Doel
Ons gezamenlijke doel is: Op tijd en betaalbaar een goed en veilig (object) beschikbaar.
Talenten
In de samenwerking zetten wij de volgende kernkwaliteiten in om het doel te halen:
Allen: oplossingsvermogen, flexibiliteit en proactief handelen
Aannemer: uitvoeringskennis en -ervaring en aansturing uitvoerende partijen
Opdrachtgever: beheerkennis en ervaring, aansturing overheden, eigen diensten en omgeving, creëren van draagvlak
Waarden
In de samenwerking is ons handelen gebaseerd op de volgende kernwaarden:
– respect voor elkaar
We begrijpen elkaars belangen en respecteren deze bij het kiezen van oplossingen
– openheid en transparantie
Wij zijn open en eerlijk naar elkaar en informeren elkaar tijdig.
We gebruiken mondelinge communicatie voor dialoog en schriftelijke communicatie
alleen om afspraken en besluiten vast te leggen.
– doel- en oplossingsgericht handelen
Ons handelen is gericht op het behalen van het doel en
het snel en efficiënt oplossen van problemen.
– afspraak is afspraak
Wij komen onze afspraken na
Missie
Wij, aannemer, opdrachtgever en BdBPM werken samen teneinde tijdig en betaalbaar een goed en veilig object beschikbaar te hebben. Wij zijn succesvol door samenwerking. Wij zetten al onze kennis, ervaring en invloed in om het doel te bereiken. Daarbij gedragen we ons flexibel en proactief en handelen doel- en oplossingsgericht. In onze samenwerking met elkaar en anderen zijn wij transparant, respecteren elkaars belangen en communiceren tijdig, open en eerlijk. Schriftelijke communicatie gebruiken we alleen om afspraken en besluiten vast te leggen. Wij komen onze afspraken na.
0 Comments